Un dossier de prensa es una colección de imágenes, fichas técnicas, logotipos, vídeos y otros activos junto con información objetiva sobre su empresa. Proporciona todo lo que un periodista puede necesitar como información básica para escribir una historia sobre su negocio.
Como sugiere el nombre, un kit de prensa, a veces llamado kit de medios, es útil para los periodistas y los medios. Y es una parte esencial de su alcance de relaciones públicas y una ayuda útil para que su negocio aparezca en los medios. Pero, ¿qué elementos conforman el dossier de prensa perfecto para que su pequeña empresa obtenga la publicidad que necesita para tener éxito?
Formato de su dossier de prensa
Su kit de medios consta de información y hoy en día esa información se proporciona principalmente en formato electrónico. También puede ser un paquete impreso, pero la impresión es más inusual hoy en día.
Para un kit de prensa electrónico:
- La mayoría de las empresas brindan información y enlaces en su sitio web a logotipos, videos, fotos, hojas informativas, biografías de la gerencia, otra cobertura de prensa y artículos adicionales.
- Los enlaces y activos del kit de prensa se reúnen en una página de prensa, centro de medios o página Acerca de en el sitio web de la empresa.
- La página o sección web es pública, por lo que los visitantes y periodistas pueden encontrar y descargar lo que necesitan.
Por supuesto, siempre puede enviar información por correo electrónico en forma de diapositivas de PowerPoint o PDF, si lo solicita. O simplemente envíe archivos como su logotipo, imágenes de productos y documentos si así lo solicita. Algunas grandes empresas tienen centros de prensa privados que requieren una contraseña que se proporciona solo después de que un periodista los contacte.
Para la mayoría de las pequeñas empresas, lo mejor es hacer que su kit de prensa sea lo más autosuficiente posible. Esto significa, cargue una buena selección de materiales de kit de prensa en línea y haga que estén accesibles en una página web pública o en una sección de su sitio web, sin necesidad de contraseña. Actualice su kit de prensa cada seis meses (o antes) para mantener los materiales actualizados.
Hacer que la información sea públicamente accesible en línea es más eficiente para usted. Piense en cuánto tiempo llevaría ensamblar elementos individualmente para cada solicitud de medios, una y otra vez. Además, tener la información disponible en su sitio web las 24 horas del día, los 7 días de la semana es una manera fácil de aumentar las posibilidades de que su empresa obtenga cobertura de los medios. Por lo que sabe, un reportero, YouTuber, Instagrammer o bloguero está buscando datos sobre su empresa en este momento, sin siquiera contactarlo. ¡Asegúrate de que puedan encontrarlo!
Buffer tiene un buen ejemplo de un kit de medios en línea adecuado para que lo emule una pequeña empresa.
10 cosas que tu dossier de prensa debe tener
Los kits de prensa necesitan múltiples componentes para ser efectivos. Básicamente, su kit de medios debe incluir todo lo que los reporteros puedan necesitar para cubrir su negocio. Dado que cada historia es diferente, esto puede abarcar una amplia gama de categorías. Aquí hay algunos elementos importantes para contar una historia de marca poderosa que pueda interesar a cualquier medio de comunicación o creador de contenido con el que planee trabajar.
1. Antecedentes de la empresa
Su kit de prensa debería facilitar que los medios de comunicación encuentren información básica sobre su organización. Incluya la historia de su empresa, la declaración de la misión, las fuentes de financiación y cualquier otra información de la empresa que sea relevante para la posible cobertura de los medios. Esto se usa a menudo para completar la información de fondo sobre su empresa hacia el final de un artículo o función.
2. Biografías del equipo
Su equipo también puede ser relevante para posibles artículos de prensa. Esto es especialmente cierto si alguno de ellos planea dar entrevistas sobre su empresa o temas de actualidad en su industria. Básicamente, estas biografías deberían agregar credibilidad al ofrecer sus calificaciones y logros en una pequeña propaganda. Incluya biografías ejecutivas de su fundador o cofundador, junta directiva y equipo de liderazgo. También puede incluir información de contacto del personal de relaciones con los medios.
3. Comunicados de prensa importantes
Es probable que envíe un comunicado de prensa cada vez que se lanza un nuevo producto o algo cambia en su empresa. Además de enviarlos directamente a los miembros de la prensa y/oa los sitios de distribución de comunicados de prensa , aún debe incluir una selección de ellos en su kit de prensa. Pueden ser documentos completos o en formato PDF. Incluya cualquier comunicado de prensa que destaque los valores, bienes, servicios o equipo de liderazgo de su empresa. Preste especial atención a cualquier comunicado de prensa con contenido que haya tenido un gran impacto en la trayectoria de su empresa. Asegúrese de incluir la dirección de correo electrónico, los perfiles de las redes sociales y otra información de contacto de su equipo de relaciones públicas.
4. Fichas técnicas de productos o servicios
Es muy probable que cualquier contacto de los medios al que envíe su kit de prensa esté interesado en los productos o servicios que ofrece. Una simple hoja de datos debería brindarles todos los antecedentes que necesitan para cubrir sus ofertas. Por ejemplo, si su empresa vende un programa de software, las viñetas deben incluir la fecha de lanzamiento, las características, el precio y la propuesta de valor. Si su empresa vende un servicio como investigación de mercado, incluya cómo funciona el proceso y cualquier información de precios en su hoja informativa.
5. Estudios de casos
Los estudios de casos pueden proporcionar pruebas sociales a los contactos de los medios sobre cómo su producto o servicio ayuda a los clientes. Esta sección debe explicar el problema del cliente, explicar cómo ayudó su producto o servicio y luego exponer el resultado. Por ejemplo, un consultor de negocios podría explicar cómo ayudaron a los clientes a hacer crecer sus operaciones. O un servicio de generación de prospectos podría explicar cómo sus prospectos aumentaron los ingresos para clientes específicos. Agregue un puñado a su propia sección de su kit de medios para que sea más fácil para los reporteros incluirlos en una historia.
6. Cobertura de Prensa
La cobertura de prensa es otra forma de proporcionar prueba social en sus materiales de relaciones públicas. Incluya enlaces, capturas de pantalla, videos o imágenes de alta resolución que presenten historias sobre su empresa. Asegúrese de incluir comunicados de prensa y artículos que presenten sus productos, servicios o equipo de liderazgo. Sin embargo, también puede incluir ejemplos de secuestro de noticias que muestren cómo su equipo puede ofrecer su experiencia a las historias de los medios sobre otros temas. Seguir los consejos de relaciones públicas relevantes puede ayudarlo a aumentar su cobertura de prensa para completar esta sección.
7. Premios y Logros
A lo largo de los años, es posible que su negocio haya acumulado algunos premios u honores. Esto ofrece una prueba de los logros de su empresa y puede servir como valiosa información de antecedentes. Tal vez su producto haya recibido el reconocimiento de un grupo de consumidores, o su empresa haya ganado un premio de una organización de la industria. Incluya anuncios de premios y enlaces, junto con un comunicado de prensa que explique cada uno.
8. Imágenes y videos de alta resolución
Es probable que los medios de comunicación necesiten fotos y videos para incluir en las historias sobre su negocio. Esto facilita que estos puntos de venta obtengan todo lo que necesitan para presentar su negocio. Estos activos de medios deben incluir fotos de alta resolución de sus productos o servicios, el logotipo de la empresa y el equipo de liderazgo. También puede incluir entrevistas en video con los miembros del equipo, recorridos entre bastidores y cobertura de los eventos que ha organizado.
9. Información de contacto
Los kits de medios también deberían facilitar que los medios de prensa cubran su negocio. Eso significa facilitar la comunicación con las preguntas. Incluya nombres, direcciones y números de teléfono de las personas de su equipo de relaciones públicas. También debe incluir una dirección de correo electrónico y potencialmente incluso identificadores de redes sociales para que sea más fácil para las personas contactarlo en línea. Incluya una lista completa en su kit de prensa. Y describa qué representantes deben ser contactados en casos específicos. Por ejemplo, puede tener un miembro del equipo para facilitar las entrevistas con su equipo de liderazgo. Y otro puede ofrecer información sobre productos o servicios.
10. Hoja de cotización y preguntas frecuentes
Los kits de prensa también deben incluir citas y respuestas a las preguntas más frecuentes. Las citas de ejecutivos y miembros del equipo facilitan que los medios agreguen comentarios a las historias. Y una sección de preguntas frecuentes les ayuda a evitar largas entrevistas que cubren los mismos puntos una y otra vez. Por ejemplo, si está lanzando un nuevo producto, su kit de prensa puede contener dos o tres citas sobre cómo el artículo mejorará la facilidad de uso para los clientes. Entonces, sus preguntas frecuentes pueden contener cosas como: ¿En qué tienda o tiendas estará disponible el producto? ¿Qué problema soluciona? ¿Cuanto costara? Piense en esto como una ventanilla única para todo lo que un medio de prensa pueda necesitar para cubrir su negocio.
¿Cuál es la diferencia entre un kit de prensa y un kit de marketing?
Un dossier de prensa está diseñado pensando en los miembros de los medios de comunicación. Su objetivo es ayudar a facilitar la cobertura de su marca en medios impresos y en línea. Por lo tanto, todos los artículos deben ser de interés periodístico y relevantes para las historias de prensa de alguna manera. Un kit de marketing está dirigido a los clientes. Por lo tanto, debe contener información que sea relevante para ayudar a las personas a tomar decisiones de compra.
¿Siguen siendo relevantes los kits de prensa?
Incluso con los cambios en los medios en los últimos años, los dosieres de prensa siguen teniendo un propósito importante. No es necesario que todos estén dirigidos a los medios impresos. De hecho, los kits de prensa actuales suelen ser electrónicos y están destinados más a publicaciones en línea como blogs. Estos pueden incluir cosas como videos en línea para insertar en una noticia, imágenes optimizadas para uso en línea, enlaces y perfiles de redes sociales.
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